文件格式和版式

文件格式和版式

1、 如何快速阅读长文档：利用word2003新增的“阅读版式”试图，可以快速掌握文档的结构准确把握文档的层次，从而提高阅读效率。

2、 如何取消目录中的“$+文件名”文件：在其相应的目录下执行菜单栏中的工具/文件夹选项命令，打开“文件夹选项”对话框中的“查看”按钮；在“高级设置”列表框中，选中“不显示隐藏的文件和文件夹”单击按钮，单击确定即可将其隐藏。

3、 如何给指定的范围添加边框：选中指定的段落范围，执行菜单栏中的格式/边框和底纹命令，打开“边框和底纹”对话框，在“设置”选项区域中选择“方框”选项，在“应用于”下拉列表中选择相应的选项。

4、 如何在一篇文档中设置多种的页面版式：如果要在一篇文档中出现“纵向”和“横向”版式，可以按照不同的情况，选择如下步骤：A将光标定位到“纵向”页面的结尾，或者将光标定位到要设置为“横向”页面的首页，执行菜单栏中的文件/页面设置，打开“页面设置”对话框中的“页边距”选项卡。在方向选项区域中，将纸的方向设置为不同于前面的设定，然后在“预览”选项区域中的“应用于”下拉列表中选择“插入点之后”，单击确定即可。B如果要将某些页面中的所有内容，并打开“页面设置”对话框中的“页边距”选项卡，在“方向选项区域中，选择要设置的方向；在“预览”选项区域中的“应用于下拉列表中选择“所选文字”选项，即可。C如果文档被分为许多节：选中要改变的页面方向的节，并打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡，在“方向”选项区域中，选择要设置的方向；在“预览”选项区域中的“应用于”下拉列表中选择“所选节”选项。

5、 如何同时更改不同段落的属性：选中要更改的段落属性的文字，执行菜单栏中的格式/显示格式命令，将光标移动到“示例文字处”，单击其右侧的下三角按钮，在弹出的快捷菜单中执行“选中所有格式类似的文本”命令，此时与这段文字相同的所有文本都被选择了，接下来就根据需要对其进行修改了。

6、 如何显示过宽的文档：执行菜单栏中的工具/选项命令，打开“选项”对话框的“视图”选项卡，在“大纲视图和普通视图选项”区域中选中“窗口内自动换行”复选框，即可解决。

7、 如何控制每页显示的行数和字数：执行菜单栏中的文件/页面设置命令，打开“页面设置”对话框，打开“纸张”选项卡，设置纸张大小，打开“文档网格”选项卡，单击字体设置按钮，打开“字体”对话框，设置字号大小；在“网格”选项区域中选中“指定行和字符网格”单选按钮，此时即可在“字符”和“行”选项区域中指定每行的字数和每页的行数。

8、 如何时时统计word文档的字数和每页的行数：一般情况下，我们可以直接利用“工具”菜单栏中的“字数统计”功能，若要字数信息时时统计，可执行如下步骤：执行菜单栏中的插入/域命令，打开“域”对话框，在“类别”下拉列表框中选择“文档信息”选项，然后在“域名列表”中选择“numchars”，单击确定按钮，退出域对话框。此时，在文档中将以阿拉伯数字形式出现统计字符数。当改变文章内容，需要再次统计字数的时候，只需要选取刚刚统计的阿拉伯数字，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单执行“更新域”命令即可。

9、 如何取消不需要的自动标号功能：执行菜单栏中的工具/自动更正选项命令，打开“键入时自动套用格式”选项卡，在“键入时自动应用”选项区域中将“自动编号列表”复选框前面的勾去掉即可。

10、 如何修改批注者的姓名：执行菜单栏中的工具/选项命令，打开“选项”对话框中的“用户信息”选项卡，在“用户信息”区域的“姓名”文本框输入“”，确定按钮，以后的批注，将会出现“”

11、 如何自定义批注文本框文本：执行菜单栏中的格式/格式样式名利，在“请选择要应用的格式”下拉列表中，如果“批注框文本”条目可见，则转入下下步骤，如果条目不可见，则在“显示”下拉列表中选择“自定义”，打开“格式设置”对话框。在“样式”选项区域的“可见样式”下拉列表中，选中“批注框文本”复选框，然后单击确定。在“请选择要应用的格式”下拉列表中，单击“批注框文本”右侧的下三角按钮，在弹出来的快捷菜单中执行“修改”命令，打开“修改样式”对话框，修改默认的批注框选项。设置完成后，单击确定，即可在“样式和格式”任务窗格中看到修改后的批注框样式。另外：在word中所说的批注，包括文字批注或者声音批注。如果要在文字批注框中插入声音，可以先将插入点置于批注框中，在执行菜单栏中的插入/对象命令，打开“对象”对话框中的“新建”选项卡，在“对象类型”下拉列表中选择音效，单击确定即可。

12、 如何批量转换文档：执行菜单栏中的文件/新建命令，打开“新建文档”任务窗格，在“模板”选项区域单击“本机上的模板”命令，打开“模板”对话框中的“其他文档选项”卡，选择“转换向导”选项卡，单击确定按钮，在打开的“转化向导”对话框中根据向导的提示步骤完成文档的转换。

13、 如何共享工作组模板：可以在某台计算机或服务器上建立一个共享文件：执行菜单栏中的工具/选项命令，打开“选项”对话框中的“文件位置”选项卡，在“文件类型”列表框选中“工作组模板”选项，单击修改按钮，打开“修改位置”对话框，从网上邻居中找到共享文件夹“公司模板”在单击确定按钮，执行菜单栏中的文件/新建命令，打开“新建文档”任务窗格，在“模板”区域单击“本机上的模板”，打开“模板”对话框，此时“模板”对话框中多了几个选项。

14、 如何让字体跟着文档走：如果要使一些字体在其他计算机上仍然可用：执行菜单栏中的工具/选项命令，打开“选项”对话框中的“保存”选项卡，在保存选项区域中，选中“嵌入turetype字体”复选框，然后根据需要选择“只嵌入所有字符”和“不嵌入常用系统字体”复选框，单击确定按钮。

15、 如何在文档中加入水印效果：执行菜单栏中的格式/背景水印命令，打开“水印”对话框，选中“图片水印”单选按钮，然后在“文字”下拉列表中选择或输入适当的字句，同时可以设置“字体”的“尺寸、颜色、版式”等属性。选择所需的选项后单击确定即可。

16、 如何去除页眉中的水平线（3种方法）：A在页眉中选中其中的文字和段落标记，执行菜单栏中的格式/边框和底纹命令，在“设置”选项区域中选择“无”；在“应用于”下拉列表中，选择段落，单击确定即可。B利用更改样式的方式可以讲页眉中的水平线去掉：双击页眉，使其处于编辑状态，单击“格式”工具栏中的“样式”下拉列表，并从中选择“正文”样式，即可将页眉的水平线去掉。C修改页眉样式：执行菜单栏中的格式/样式和格式命令，在“请选择要应用的的格式“下拉列表中选择”页眉，单击右侧下三角按钮，从弹出来的快捷菜单中执行“修改”命令，单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中执行“修改”命令，单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中执行“边框”命令，打开“边框和底纹”对话框，然后设置即可。

17、 如何彻底去除已添加的页眉页脚：执行菜单栏中的工具/宏/microsoft脚本编辑器命令，打开“Microsoft script editor”;在右侧的“项目资源管理器中”，找到正在编辑的文件名下的“header.htm”文件。双击该文件将其打开，然后将光标放置在编辑栏中，按组合键“ctrl+A”将其全部选中，再按“delete”键将其删除。转到word对应的文件中此时在文档中会出现“刷新”工具栏，单击“刷新”按钮即可彻底去除页眉页脚。

18、 如何将目录变为普通的文字：如果要将目录变为普通的文字，只需要选中整个目录，然后按组合键ctrl+shift+F9,即可将整个目录变为普通的文本，此时就可以随便修改

19、 如何在一页的两栏中插入两个页码：执行菜单栏中的试图/页眉和页脚命令，在需要添加页码的位置花两个文本框；将光标定位在文本框中，执行菜单栏中的插入/域命令；在“类别”下拉列表中选择“等式和公式”，在“域名”列表中选择“=formula”然后取消“更新时保留原格式”复选框的选中状态，单击“确定”按钮，此时文本框的文字变为“！异常的公式结尾”，按组合键“alt+F9”，即可让他显露“{=}”原形，在“=”号继续插入“编号”中的“page”域，插入后域代码变为“{=page}}”，然后将该域更改为“={page}*2-1}”，这样左栏的页码就写好了，右栏的是一样的方法；按组合键“alt+F9”显示域的结果，即实际的页码；如果需要的话还可以在页码前后输入“第”和“页”字样。

20、 如何将两栏的数据均匀显示：将光标置于数据的最后面，执行菜单栏中的插入/分隔符命令，打开“分隔符”对话框。在“分节符类型”选项区域中选中“选续”单选按钮，单击“确定”按钮，即可 将数据均匀显示在两栏中。

21、 如何将第一栏最后一行的标题移至第二栏的第一行：将光标放置在第一行的标题前面，执行菜单栏中的插入/分隔符命令，打开“分隔符”对话框，在“分隔符类型”选项区域选中“分栏符”单选按钮，单击“确定按钮”即可。